CMR dla kierowcy: jak wypełnić bez błędów + najczęstsze pomyłki

Jak wypełnić CMR? Sprawdź dane nadawcy i odbiorcy, miejsce dostawy, liczbę sztuk lub palet, oznaczenia przesyłki oraz widoczny stan towaru i opakowania. Jeżeli dane się nie zgadzają albo nie możesz ich zweryfikować, wpisz konkretne zastrzeżenie w CMR przed podpisaniem dokumentu.

Dla kierowcy CMR jest przede wszystkim praktycznym dokumentem przewozowym. Powinien jasno wskazywać, jaki towar został przyjęty, skąd, dokąd, w jakiej liczbie oraz z jakimi ewentualnymi zastrzeżeniami. Dlatego przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić te informacje, które można rzeczywiście zweryfikować podczas załadunku.

Spis treści:

CMR – co to jest i kiedy się go stosuje?

CMR to międzynarodowy list przewozowy stosowany w drogowym transporcie towarów objętym Konwencją CMR. Dokument zawiera podstawowe informacje o przewozie: nadawcy, przewoźniku, odbiorcy, miejscu przejęcia przesyłki, miejscu dostawy oraz przewożonym towarze.

W CMR znajdują się także informacje dotyczące liczby sztuk, sposobu pakowania, oznaczeń przesyłki, masy oraz ewentualnych zastrzeżeń przewoźnika.

Konwencja CMR znajduje zastosowanie przede wszystkim wtedy, gdy miejsce przyjęcia towaru i miejsce jego dostawy znajdują się w dwóch różnych państwach, a co najmniej jedno z nich jest stroną Konwencji.

Czy CMR jest obowiązkowy?

W przewozach objętych Konwencją CMR list przewozowy jest podstawowym dokumentem dotyczącym transportu. Brak, utrata albo nieprawidłowe sporządzenie CMR nie powodują jednak automatycznie nieważności samej umowy przewozu.

Prawidłowo uzupełniony dokument ma jednak duże znaczenie przy potwierdzaniu przyjęcia i dostawy towaru oraz przy późniejszym wyjaśnianiu ewentualnych rozbieżności.

Kto wypełnia CMR – kierowca czy nadawca?

Kierowca nie musi samodzielnie wypełniać całego CMR. Dokument może przygotować nadawca, przewoźnik, spedytor albo system informatyczny firmy.

Otrzymanie gotowego formularza nie oznacza jednak, że należy go od razu podpisać. Przed podpisaniem kierowca powinien sprawdzić dane, które może rzeczywiście zweryfikować podczas przyjmowania przesyłki.

Najważniejsze są:

• liczba sztuk przesyłki, jeżeli można je policzyć,
• znaki i numery pozwalające zidentyfikować towar,
• widoczny stan towaru i opakowania,
• dane odbiorcy,
• miejsce dostawy,
• oczywiste rozbieżności między dokumentem a faktycznie przejętym ładunkiem.

Czy można podpisać CMR przygotowany wcześniej przez magazyn?

Tak, ale dopiero po sprawdzeniu informacji istotnych dla kierowcy. Dokument wydrukowany przez magazyn może zawierać pomyłkę, dlatego warto porównać przynajmniej odbiorcę, adres dostawy, liczbę sztuk oraz widoczny stan przesyłki.

Jak wypełnić CMR krok po kroku?

CMR najlepiej sprawdzać w tej samej kolejności, w jakiej kierowca przejmuje przesyłkę. Dzięki temu łatwiej wychwycić błąd jeszcze przed podpisaniem dokumentu i wyjazdem z miejsca załadunku.

1. Sprawdź nadawcę. Nazwa i adres powinny odpowiadać dokumentacji przewozowej.
2. Sprawdź odbiorcę. Zwróć uwagę zarówno na nazwę firmy, jak i dokładny adres.
3. Porównaj miejsce przyjęcia i dostawy. Adres magazynu może być inny niż siedziba firmy.
4. Sprawdź liczbę sztuk. Jeżeli możesz policzyć palety, kartony, skrzynie lub inne jednostki, porównaj wynik z CMR.
5. Zweryfikuj oznaczenia przesyłki. Numery lub znaki powinny odpowiadać dokumentacji.
6. Sprawdź rodzaj towaru i sposób pakowania. Powinny zgadzać się z informacjami przekazanymi przy załadunku.
7. Zwróć uwagę na widoczny stan towaru i opakowania. Uszkodzenia powinny zostać odpowiednio odnotowane.
8. Wpisz zastrzeżenia. Nie pozostawiaj niewyjaśnionych rozbieżności wyłącznie do ustnego ustalenia.
9. Przeczytaj dokument jeszcze raz przed podpisaniem.

W transporcie stosowany jest również elektroniczny list przewozowy e-CMR, który zastępuje papierowy obieg dokumentu w przewozach obsługiwanych cyfrowo.

CMR – pola 1–24. Jak je wypełnić?

Jak wypełnić poszczególne pola CMR? W popularnym wzorze listu przewozowego znajduje się 24 ponumerowanych pól. Każde z nich dotyczy konkretnej informacji o nadawcy, odbiorcy, przewoźniku, towarze lub przebiegu przewozu. Kierowca nie musi uzupełniać wszystkich rubryk samodzielnie, ale powinien wiedzieć, co oznaczają.

Czy kierowca musi wypełnić wszystkie pola CMR?

Nie. Część danych uzupełnia nadawca, przewoźnik, spedytor lub inna osoba odpowiedzialna za organizację przewozu.

Kierowca nie powinien zgadywać wartości dotyczących wagi, kosztów przewozu, rodzaju towaru ani innych danych, których nie zna lub nie może zweryfikować.

Gdzie wpisuje się zastrzeżenia w CMR?

W popularnym wzorze CMR zastrzeżenia przewoźnika wpisuje się w polu 8. To tutaj można zaznaczyć niezgodną liczbę sztuk, widoczne uszkodzenie opakowania albo brak możliwości sprawdzenia części danych.

Gdzie wpisać numer plomby w CMR?

Standardowy formularz nie ma osobnego obowiązkowego pola przeznaczonego wyłącznie na numer plomby. Może on zostać wpisany w miejscu przeznaczonym na dodatkowe informacje albo zgodnie z zasadami stosowanymi przez daną firmę.

Jeżeli numer plomby znajduje się w dokumentacji, przed wyjazdem warto porównać go z numerem faktycznie założonej plomby.

Co sprawdzić przed podpisaniem CMR?

Przed podpisaniem CMR kierowca powinien sprawdzić przede wszystkim informacje, które może rzeczywiście zobaczyć, policzyć lub porównać z dokumentacją.

Co zrobić, jeśli liczba palet nie zgadza się z CMR?

Jeżeli w CMR wpisano 33 palety, a kierowca może policzyć tylko 32, różnicę należy wyjaśnić przed podpisaniem dokumentu. Jeśli liczba nie zostanie poprawiona, rzeczywiście przejęta ilość powinna znaleźć się w zastrzeżeniach.

Zasady dotyczące wymiany, potwierdzania i rozliczania palet EUR, Pfand i potwierdzeń mają znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy oprócz samej liczby sztuk rozliczana jest również wymiana palet.

Co wpisać, jeśli kierowca nie może policzyć towaru?

Jeżeli kierowca nie miał możliwości sprawdzenia liczby przesyłek, nie powinien potwierdzać, że została ona zweryfikowana.

Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy kierowca przejmuje wcześniej załadowaną i zamkniętą naczepę.

W takim przypadku można wpisać:

„Brak możliwości sprawdzenia liczby przesyłek – naczepa zamknięta przed przejęciem przez kierowcę.”

Zastrzeżenie powinno zawsze odpowiadać rzeczywistej sytuacji.

Co wpisać w CMR, jeśli towar lub opakowanie jest uszkodzone?

Jeżeli przy przejmowaniu przesyłki widoczne jest uszkodzenie, należy opisać je konkretnie w zastrzeżeniach.

Zamiast:

„Towar uszkodzony”

lepiej wpisać:

„Paleta nr 4 – rozerwana folia z prawej strony, dwa kartony widocznie zgniecione.”

W przypadku szkody wymagającej dalszych działań znaczenie ma nie tylko sam wpis w CMR. Szczegółowe postępowanie opisuje poradnik co zrobić przy uszkodzeniu towaru na rampie.

Czy kierowca musi sprawdzać wagę wpisaną w CMR?

Kierowca nie zawsze ma możliwość samodzielnego zważenia przesyłki. Jeśli jednak masa podana w CMR różni się od informacji w innych dokumentach albo występuje oczywista niezgodność, warto ją wyjaśnić przed wyjazdem.

Nie należy samodzielnie wpisywać innej masy bez podstawy ani potwierdzać pomiaru, którego faktycznie nie wykonano.

Jak prawidłowo wpisać zastrzeżenia do CMR?

Dobre zastrzeżenie w CMR powinno odpowiadać na trzy pytania: czego dotyczy problem, jaka jest rzeczywista sytuacja i dlaczego kierowca zgłasza uwagę.

Zastrzeżenie może dotyczyć między innymi:

• niezgodnej liczby sztuk,
• innych oznaczeń przesyłki niż wpisane w dokumencie,
• widocznego uszkodzenia opakowania,
• widocznego uszkodzenia towaru,
• braku możliwości sprawdzenia liczby lub oznaczeń przesyłki.

Jak wpisać brakującą paletę do CMR?

Zamiast ogólnego:

„Brakuje jednej palety.”

lepiej wpisać:

„Przyjęto 32 palety, w CMR wskazano 33 palety.”

Jak wpisać brak możliwości sprawdzenia ładunku?

Warto wskazać konkretną przyczynę:

„Brak możliwości sprawdzenia liczby przesyłek – naczepa zamknięta przed przejęciem przez kierowcę.”

Nie należy stosować takiego zapisu automatycznie przy każdym przewozie. Zastrzeżenie musi odpowiadać temu, co faktycznie wydarzyło się przy odbiorze towaru.

Czy telefon do dyspozytora zastępuje zastrzeżenie w CMR?

Nie. Jeżeli rozbieżność dotyczy informacji wpisanej do CMR albo widocznego stanu przejmowanej przesyłki, rozmowa z dyspozytorem może pomóc rozwiązać problem, ale nie zastępuje odpowiedniego wpisu w dokumencie.

Ile egzemplarzy CMR jest potrzebnych?

Konwencja CMR przewiduje trzy oryginalne egzemplarze listu przewozowego:

• pierwszy dla nadawcy,
• drugi towarzyszący przesyłce,
• trzeci dla przewoźnika.

Dlaczego niektóre CMR mają cztery kartki?

Popularny wzór CMR IRU zawiera również czwartą kopię przeznaczoną do celów administracyjnych. Dlatego kierowca może spotkać komplet składający się z czterech arkuszy, mimo że Konwencja przewiduje trzy oryginalne egzemplarze.

Przewoźnik lub spedytor mogą również używać dodatkowych kopii potrzebnych do własnego obiegu dokumentów.

Który egzemplarz CMR jest dla przewoźnika?

Jeden z trzech oryginalnych egzemplarzy jest przeznaczony dla przewoźnika. Po wykonaniu dostawy kierowca powinien przekazać dokument zgodnie z zasadami obowiązującymi w swojej firmie.

Jak poprawić błąd w CMR?

Błąd w CMR najlepiej poprawić jeszcze przed rozpoczęciem przewozu. Korekta powinna być czytelna i pozwalać ustalić, jaka informacja została zmieniona.

Nie warto używać korektora ani zamazywać wpisu w sposób, który uniemożliwia odczytanie pierwotnej treści.

Co zrobić, jeśli w CMR jest zły adres odbiorcy?

Nie należy ignorować takiej różnicy. Dane odbiorcy i miejsce dostawy należą do podstawowych informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania przewozu.

Przed wyjazdem trzeba ustalić właściwy adres i zadbać o poprawienie dokumentu.

Czy kierowca może sam zmienić adres rozładunku?

Kierowca nie powinien samodzielnie zmieniać istotnych danych przewozu na podstawie niepotwierdzonej informacji.

Jeżeli zmienia się odbiorca albo miejsce dostawy, nowe instrukcje powinny pochodzić od osoby uprawnionej do ich wydania i zostać odpowiednio udokumentowane.

Co zrobić, jeśli w CMR wpisano złą liczbę palet?

Najlepiej poprawić liczbę przed podpisaniem dokumentu. Jeżeli wpis nie zostanie skorygowany, przewoźnik powinien zaznaczyć w zastrzeżeniach liczbę sztuk faktycznie przejętych do przewozu.

Co sprawdzić w CMR przy dostawie?

Po dostarczeniu przesyłki istotne jest przede wszystkim prawidłowe potwierdzenie odbioru. W popularnym wzorze CMR służy do tego pole 24.

Przed odjazdem warto upewnić się, że dokument został prawidłowo potwierdzony oraz sprawdzić, czy odbiorca nie wpisał dodatkowych uwag dotyczących dostawy.

Co zrobić, jeśli odbiorca wpisze zastrzeżenie do CMR?

Przeczytaj wpis przed zakończeniem dokumentacji. Warto dokładnie wiedzieć, czego dotyczy zastrzeżenie oraz jakie informacje odbiorca umieścił na egzemplarzu listu przewozowego.

Nie należy samodzielnie usuwać ani zmieniać uwag odbiorcy.

Czy brak potwierdzenia odbioru CMR może być problemem?

Tak. Brak prawidłowego potwierdzenia może utrudnić późniejsze wykazanie, że przesyłka została dostarczona właściwemu odbiorcy. Dlatego przed odjazdem warto sprawdzić dokument zgodnie z procedurą stosowaną przez przewoźnika.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu CMR

1. Podpisanie CMR bez sprawdzenia odbiorcy i adresu

Sama nazwa firmy może nie wystarczyć. Duże przedsiębiorstwa mają kilka magazynów lub zakładów, dlatego warto sprawdzić również ulicę, kod pocztowy i miejscowość.

2. Niezgodna liczba sztuk bez zastrzeżenia

Jeżeli kierowca może policzyć przesyłki i liczba nie zgadza się z CMR, różnicę należy wyjaśnić albo odpowiednio zaznaczyć w dokumencie.

3. Zbyt ogólne zastrzeżenie

„Towar uszkodzony” przekazuje niewiele informacji. Lepszy jest konkretny opis wskazujący, której palety lub części przesyłki dotyczy problem.

4. Brak przyczyny, dlaczego przesyłki nie sprawdzono

Jeżeli kierowca nie miał możliwości policzenia towaru, warto podać również powód, np. przejęcie wcześniej zamkniętej naczepy.

5. Potwierdzanie danych, których kierowca nie zweryfikował

Nie należy wpisywać lub potwierdzać informacji sugerujących, że dany element został sprawdzony, jeśli w rzeczywistości nie było takiej możliwości.

6. Nieprawidłowy numer plomby

Jeżeli numer plomby znajduje się w dokumentacji, powinien odpowiadać plombie faktycznie założonej na pojeździe.

7. Samodzielna zmiana istotnych danych przewozu

Zmiany dotyczące odbiorcy, miejsca dostawy czy danych towaru powinny zostać odpowiednio uzgodnione i udokumentowane.

8. Brak sprawdzenia CMR po dostawie

Przed odjazdem od odbiorcy warto upewnić się, że dokument został prawidłowo potwierdzony oraz przeczytać ewentualne uwagi wpisane przy odbiorze.

CMR – checklista kierowcy przed podpisaniem

Przed podpisaniem CMR sprawdź kolejno:

• nadawcę – czy dane są prawidłowe,
• odbiorcę – czy nazwa i adres się zgadzają,
• miejsce dostawy – czy odpowiada zleceniu,
• liczbę sztuk – jeśli masz możliwość ich policzenia,
• oznaczenia przesyłki – jeśli są widoczne i możliwe do sprawdzenia,
• stan opakowania – czy nie ma widocznych uszkodzeń,
• numer plomby – jeżeli został wpisany do dokumentacji,
• zastrzeżenia – czy wszystkie zauważone rozbieżności zostały opisane,
• podpis – czy składasz go dopiero po sprawdzeniu dokumentu.

CMR powinien odpowiadać temu, co kierowca faktycznie przejął i co miał możliwość sprawdzić. Jeżeli liczba przesyłek się nie zgadza, dokument zawiera błędne dane albo weryfikacja nie była możliwa, najlepiej wyjaśnić sytuację i odpowiednio uzupełnić CMR jeszcze przed wyjazdem.